Proyectos y reservas

Un proyecto es un tatuaje concreto que un cliente quiere hacerse contigo, desde la primera consulta hasta que está terminado. Una reserva es una sesión con fecha, hora y lugar dentro de ese proyecto. Una pieza grande es un proyecto con varias reservas.

Estados de un proyecto

Cambias el estado desde el detalle del proyecto, con un botón por cada estado al que puede pasar desde el actual, desde su tarjeta en la lista (ver abajo), o dejas que el agente lo haga al avanzar la conversación. Cancelar te pide el motivo; completar y archivar te piden confirmación.

Estados de una reserva

Confirmar o rechazar un hueco apartado

El agente nunca confirma una cita: solo aparta el hueco que elige el cliente y le dice que tú lo confirmarás. La decisión es tuya, y la tomas en la app:

• En la página de la reserva, o en la tarjeta Hueco por confirmar que aparece en el chat de ese cliente, pulsa Confirmar o Rechazar.
• Confirmar deja la cita confirmada y el cliente lo ve al momento en el chat. Si el proyecto pide depósito, pasa antes a Esperando depósito y se confirma sola cuando el cliente paga.
• Rechazar te pide confirmación, libera el hueco y el cliente ve que se ha liberado. En su siguiente mensaje, el agente le ofrece otros huecos.

Un hueco apartado espera 2, 12, 24 o 48 horas (24 si no cambias nada). Lo eliges en Ajustes → Asistente IA, en Cuánto espera un hueco apartado. Si no respondes a tiempo, el hueco se libera solo y el agente le ofrece otros al cliente. Nunca espera más allá de la hora de la propia cita.

Cada cliente tiene un solo hueco apartado a la vez, aunque tenga varios proyectos contigo: si elige otro, sustituye al anterior.

Crear un proyecto o una reserva tú

Normalmente el agente abre los proyectos y aparta los huecos desde el chat, pero también puedes crearlos tú desde la app:

• Nuevo proyecto: con el + de Proyectos o con Nuevo proyecto en la ficha de un cliente. Un proyecto siempre es de un cliente: elige uno de tu lista o escribe uno nuevo (nombre y email; el teléfono es opcional). Si ese email ya es de un cliente tuyo, la app te lo ofrece en lugar de duplicarlo. Solo el título es obligatorio; el resto de campos son los mismos que al editarlo. Con Desde un flash eliges una pieza disponible y se rellenan el título, los estilos, el precio desde y la duración. El proyecto empieza en Definiendo y queda en el chat del cliente.
• Nueva reserva: con Nueva reserva en el detalle del proyecto, o con el + de la Agenda (el de un día concreto ya trae ese día). Desde la Agenda eliges primero el proyecto; la lista tiene el mismo buscador que Proyectos. Eliges la ubicación, el día, la duración (la del proyecto por defecto; cambiarla aquí no cambia la del proyecto) y un hueco libre, o Otra hora para cualquier día y hora a partir de ahora: si cae fuera de tu horario, se abren horas extra ese día para cubrirla. La reserva queda confirmada al guardarla y al cliente le llega lo mismo que cuando confirmas un hueco apartado: el mensaje en el chat y el email con la cita para su calendario; si el proyecto pide depósito, espera a que lo pague.
• Si ese hueco lo tiene apartado otro cliente, no se guarda: la app te dice de quién es y hasta cuándo, y te deja abrirlo para confirmarlo o rechazarlo. Si el mismo cliente tiene un hueco apartado, la app te pregunta si lo liberas (marcado por defecto).
• Si la reserva supera las sesiones previstas del proyecto, estas suben solas.

Editar un proyecto

Desde su detalle (el lápiz de arriba a la derecha) cambias título, descripción, tamaño en centímetros, zona, estilo, sesiones previstas, precio desde y duración estimada en minutos. Las referencias son las fotos que envía el cliente en el chat (o el flash elegido) y las que añades tú, y se amplían al tocarlas. Para añadir una, toca el + que hay después de la última (en Resumen, junto a Referencias) y elige una foto de tu fototeca o hazla con la cámara; también puedes mantener pulsada cualquier foto del chat, del cliente o tuya, y tocar Usar como referencia (si la conversación tiene varios proyectos, eliges a cuál). En el iPad también puedes arrastrarlas desde otra app, hasta 6 a la vez. Una foto que ya es referencia del proyecto no se añade dos veces: el menú dice Ya es una referencia. Las que añades son referencias como las demás: pueden ser la portada, salen en la confirmación del proyecto y el agente sabe que están; él nunca añade una foto tuya (si añades desde el chat una foto del cliente, cuenta como las que enlaza el agente, que puede sustituirla si el cliente lo pide). Para quitar una, toca Quitar referencia (la papelera) al ampliarla, o mantenla pulsada en el detalle y elige Quitar referencia; Drop te lo pregunta antes. La foto del chat sigue en el chat y puedes volver a usarla, pero una que añadiste con el + no está en el chat y no se recupera. La portada del proyecto, la imagen de su tarjeta, de la ficha del cliente y de la reserva, es por defecto su flash y, si no tiene, la última referencia; para elegir otra, amplía una referencia y toca Usar como portada. Si quitas la portada, vuelve la de por defecto. El flash del proyecto no se quita así, ni las referencias de un proyecto cancelado o archivado. Cada cambio de los campos:

• queda en el Historial del proyecto (quién lo cambió y cuándo),
• aparece como mensaje en la conversación, para que el cliente lo vea,
• lo tiene en cuenta el agente en su siguiente respuesta.

Los proyectos cambian con el tiempo; esto es normal y Drop está hecho para ello.

Mover o cancelar una reserva

• Reprogramar: en la página de la reserva, toca el lápiz de arriba a la derecha (Editar reserva) y elige ubicación, día y hora. Solo verás los huecos libres de esa ubicación ese día; los días en que estás en otra (un guest spot, por ejemplo) no ofrecen ninguno. Al guardar se crea una reserva nueva y se cancela la anterior; el cliente recibe un único email con la nueva fecha y un botón a vuestro chat, y su calendario se actualiza solo (si ya confirmó su email en tu chat; si no, Drop no le escribe y la reserva te lo recuerda: ver Clientes). En el chat queda un solo aviso de que la cita se ha reprogramado, con la fecha nueva, y la reserva sigue confirmada; si movías un hueco apartado, sigue apartado y pendiente de que lo confirmes. Una reserva que ya ha empezado, o un hueco apartado que ha vencido, ya no se puede mover.
• Cancelar: en la página de una reserva confirmada que aún no ha empezado, abajo, toca Cancelar reserva (un hueco apartado se cancela con Rechazar, ver arriba). Te pide confirmación y, si quieres, un motivo, que es solo para ti: el cliente no lo ve, y tú lo verás en la página de la reserva. El hueco queda libre al momento y la reserva sale de tu agenda, pero sigue en el detalle del proyecto. En el chat queda un aviso de que la cita se ha cancelado, y el cliente recibe un email que la quita también de su calendario (si ya confirmó su email en tu chat; si no, la reserva te avisa de que se lo digas tú). Una sesión que ya ha empezado no se cancela.
• No presentado: si la sesión ya ha empezado y el cliente no vino, en la página de la reserva toca Marcar como no presentado y confirma. Puedes hacerlo mientras dura la sesión o después, aunque ya se haya marcado sola como completada. El cliente no recibe ningún aviso, ni en el chat ni por email. La reserva sale de tu agenda y queda en el detalle del proyecto como No presentado, y no cuenta como sesión hecha: las horas que le quedaban al proyecto siguen pendientes, y la próxima sesión que propongas dura lo que falta.

Si el cliente pide en el chat cambiar o cancelar una cita confirmada, el agente no la toca: te pasa la conversación (o te pide que la muevas) y tú decides. Una cita confirmada nunca se mueve sin ti.

Completar un proyecto

Cada sesión pasa sola a Completada cuando termina su hora. Si al proyecto le quedan sesiones, la primera que se completa lo pasa a En curso. El proyecto nunca se completa solo: lo decides tú.

Cuando ya se han hecho todas las sesiones previstas, el detalle del proyecto te pregunta ¿Has terminado este proyecto? con dos botones: Marcar como completado o Añadir sesión si aún falta trabajo. Al completarlo (te pide confirmación), el cliente recibe en el chat la petición de reseña y, si ha verificado su email, un correo. Ver Reseñas.

Si el proyecto tiene una duración prevista, cada sesión que confirmas o haces se descuenta de ella: la siguiente propuesta de huecos dura lo que queda. Cuando ya están hechas las horas previstas, el detalle del proyecto pone Pasar a «Completado» como acción principal y te dice «Ya están hechas las horas previstas.»; si aún falta trabajo, puedes seguir proponiendo sesiones de tu duración de siempre.

Resumir un proyecto

Los resúmenes vienen con Trace e Ink; en Zero la app te indica Disponible en Trace. En el detalle de un proyecto, la tarjeta Resumen del proyecto enseña el último resumen que pediste, con su fecha. Toca Resumir proyecto para que el asistente escriba uno nuevo en tu idioma con solo lo que la conversación dice de ese proyecto, junto a sus datos: la idea, el tamaño, la zona, el estilo, las sesiones y el precio, qué está acordado y qué queda pendiente. Si el cliente te habla de varios tatuajes en el mismo chat, el resumen de cada proyecto deja fuera los demás. El cliente no lo ve.

Para el resumen de toda la conversación, ve a la ficha del cliente: ver Clientes.

Cada resumen se paga con tus créditos como una respuesta del asistente: normalmente menos de un crédito y nunca más de 5. No cuenta para el tope diario de la conversación y funciona aunque tengas la IA apagada, pero no sin el permiso de IA: sin él Drop no envía el chat a ningún modelo, la tarjeta te lo dice con un botón a Ajustes → Asistente IA y no se cobra nada. Si no te quedan créditos, te lo dice, no se cobra nada y el último resumen sigue ahí. Un proyecto sin conversación no tiene nada que resumir y no enseña la tarjeta.

La lista de proyectos

En Proyectos tienes pestañas Activos y Archivados, filtros por estado y una tarjeta por proyecto. Cada tarjeta empieza por el nombre del proyecto, con el del cliente debajo, su portada al lado y su estado a la derecha; después, la descripción, la fecha de su próxima reserva (o «Sin sesión reservada») y su precio desde. Un título largo ocupa dos líneas como mucho; el entero lo ves en el detalle del proyecto.

El buscador de arriba encuentra un proyecto por su título, su resumen o el nombre del cliente, sin importar mayúsculas ni acentos («peonia» encuentra «Peonía»). Busca en la pestaña y el filtro que tengas puestos: en Archivados encuentra también los archivados.

Deslizando una tarjeta a la izquierda cambias el estado del proyecto sin abrirlo: salen los mismos cambios que en su detalle, como mucho dos botones. Cada botón dice el estado al que pasa el proyecto, junto a su icono (por ejemplo Definiendo y Cancelado). Si hay uno o dos, salen tal cual; si hay más, sale el paso siguiente y Más, que abre el resto, cancelar incluido. Cancelar te pide el motivo, como en el detalle, y completar y archivar te piden confirmación; un deslizamiento largo no hace nada por sí solo. La tarjeta se actualiza al momento, y si ya no encaja en el filtro que tienes puesto, sale de la lista.

Preguntas frecuentes

¿Puede un cliente tener varios proyectos a la vez?
Sí. El agente entiende de cuál habla en cada momento y, si tiene dudas, pregunta.

¿Qué pasa si no confirmo un hueco apartado a tiempo?
Se libera solo al pasar el plazo que elegiste, vuelve a estar disponible para otros clientes y el agente le ofrece otros huecos a ese cliente.

¿Puede el agente o el cliente confirmar una cita?
No. Solo tú, desde la app.