Agenda y calendario

Tu agenda es lo que el agente usa para ofrecer huecos. Todo lo que bloquees o tengas ocupado deja de ofrecerse al instante.

Vistas

Agenda tiene tres vistas: Mes, Semana y Agenda. En el mes, un punto naranja bajo el número marca los días con reservas, y los días cerrados (bloqueados, o que tu semana no abre) van en un recuadro rayado, como sus columnas en la semana. La vista Agenda es la lista de tus reservas por día y hora a partir del día elegido, y carga más a medida que bajas. Tocando el mes ves el año entero, y tocando un mes vuelves a él. En el mes, la semana y el año, desliza a la izquierda para ir al siguiente y a la derecha para volver al anterior: el de al lado entra siguiendo a tu dedo, ya cargado; arriba, junto a +, Hoy te devuelve al día de hoy en cualquier vista. Con VoiceOver, el título del mes, de la semana o del año tiene las acciones Anterior y Siguiente. Cada reserva aparece como tarjeta con el cliente, el proyecto y el estado; tocándola abres la reserva. Las reservas canceladas, caducadas o marcadas como no presentado salen de la agenda; las sigues viendo en el detalle de su proyecto (ver Proyectos y reservas). Debajo del mes y encima de la semana, un interruptor abre o cierra el día elegido: apagado, el día se bloquea; encendido en un día que tu semana no abre, te pide en qué ubicación y de qué hora a qué hora abrir horas extra. En un día abierto, Abrir horas extra abre más horas, o cambia o quita las que tiene.

Horario y duración

En Ajustes → Agenda de la app defines la duración por defecto de una sesión (30 minutos o más) y el margen entre sesiones (15 minutos o más), que valen en todas tus ubicaciones; y en Ajustes → Ubicaciones, dentro de cada ubicación, los días y horas en que tatúas allí. Cada tarjeta de la lista resume su horario. Los huecos duran lo que dura el proyecto: la duración que tú le pongas, que siempre gana y el agente no cambia; si no, la de la pieza de Flash elegida; si no, la que estima el agente comparando con tus piezas de Flash (en medias horas, hasta 8 horas); y si no, tu duración por defecto.

Bloqueos y horas extra

Un bloqueo es un tiempo en el que no puedes tatuar aunque tu horario diga que sí: un día entero o unas horas. Vale en todas tus ubicaciones, porque si no puedes tatuar no puedes en ningún sitio. Las horas extra son horas que abres en una ubicación un día concreto, esté ese día abierto o cerrado en tu semana. Solo abren huecos en esa ubicación y los días en que es la que manda: un guest spot en sus fechas y, si no, la ubicación predeterminada.

Hoy los pones en Ajustes → Ubicaciones → (una ubicación) → Días distintos: marca un día como Cerrado para que no entren reservas, o despliega Abrir horas en cualquier día, esté abierto o cerrado, para abrir horas extra en esa ubicación. Se guarda al tocarlo, y la lista carga más días a medida que bajas. Si otra ubicación manda ese día (un guest spot en sus fechas), el día lo dice: allí las horas extra no abrirían nada. También puedes hacerlo desde la pestaña Agenda, con el interruptor del día en el mes o en la semana; bloquear tramos de horas desde la vista de semana llegará más adelante.

Un bloqueo siempre gana. Si el mismo día tiene un bloqueo de 11 a 12 y unas horas extra de 10 a 14, el agente ofrece huecos de 10 a 11 y de 12 a 14. Con un bloqueo de día entero no se ofrece nada ese día, aunque ese día hayas abierto horas extra.

Cerrar la agenda

Si te vas de viaje, tienes la agenda llena o simplemente no quieres más citas por un tiempo, cierra la agenda en Ajustes → Agenda de la app. Activa Desde, Hasta o los dos y elige el día: solo con Hasta, se cierra ya; solo con Desde, queda cerrada hasta que la abras tú. El día Hasta todavía está cerrado, y la agenda se abre sola al día siguiente. Hay un cierre a la vez y vale en todas tus ubicaciones; puedes cambiarlo cuando quieras o tocar Quitar cierre para abrirla ya.

Mientras está cerrada, no entran reservas nuevas de clientes para ningún día. El agente sigue atendiendo y deja los proyectos preparados, pero no ofrece ni aparta huecos y dice hasta cuándo está cerrada. Lo ya reservado y los huecos apartados siguen como estaban, y tú puedes reservar a mano como siempre. Tu página y el directorio lo dicen («Agenda cerrada hasta…, puedes contar tu idea igualmente»), e Inicio te lo recuerda con un aviso que te lleva a Ajustes → Agenda. Para quitar huecos de unos días concretos usa un bloqueo, no un cierre.

Huecos apartados que caducan

Cuando un cliente elige un hueco, el agente lo deja apartado hasta que tú lo confirmes o lo rechaces, durante el plazo que eliges en Ajustes → Asistente IA (2, 12, 24 o 48 horas; 24 si no cambias nada). Si no respondes a tiempo, el hueco vuelve a ofrecerse en el mismo momento en que caduca, sin esperar a nada, y el agente le ofrece otros huecos al cliente. El margen entre sesiones que pusiste en tu horario se respeta siempre, también si dos clientes intentan apartar huecos seguidos a la vez.

Ubicaciones y guest spots

Puedes trabajar en más de un sitio. Cada ubicación tiene su dirección, su zona horaria, su horario y sus horas extra, y puede tener fechas de inicio y fin. La dirección se elige entre las sugerencias de Apple Maps mientras escribes, y de ella salen la zona horaria y el punto en el mapa: no hay zona que elegir. Un guest spot es una ubicación temporal: "Berlín, del 3 al 10 de noviembre". En esas fechas el agente ofrece huecos allí y las horas se muestran al cliente en la hora local de la ubicación.

Siempre tienes una ubicación predeterminada: la primera que creas, y la que marques después con Marcar como predeterminada en su tarjeta o en su detalle. Es la que el agente propone cuando el cliente no dice dónde, la que manda los días que no cubre ningún guest spot y la que fija tu zona horaria. Un guest spot no puede ser la predeterminada, y para quitar la predeterminada antes tienes que marcar otra.

Ubicaciones por plan: 1 en Zero, 3 en Trace, 10 en Ink. Una ubicación cuyas fechas ya terminaron no ocupa sitio en tu plan; si la vuelves a abrir, vuelve a contar, y no podrás reabrirla si con ella superas el límite.

Si bajas de plan y tienes más ubicaciones de las que permite, eliges cuáles quedan al confirmar la bajada; la predeterminada queda siempre. Las demás se marcan como Fuera de tu plan: dejan de ofrecer huecos y de salir en tu página y para tu agente, pero no se borran, y las reservas que ya tenían siguen en pie y en tu agenda. Si no eliges (por ejemplo, tras un impago), quedan la predeterminada y las primeras. Al subir de plan vuelven las que quepan.

Google Calendar y Apple Calendar

Drop no se sincroniza con Google Calendar ni con el Calendario de Apple: tu agenda se lleva entera en Drop. Lo que tengas en otro calendario no lo ve el agente, así que bloquea en Agenda o en Días distintos los días u horas en que no puedes tatuar. Y si aun así un cliente aparta un hueco que no te va, lo rechazas y el agente le ofrece otros.

Tus clientes reciben cada cita confirmada por email, con un archivo para añadirla a su calendario. Tú no: tus citas te llegan por tu enlace de calendario, y así no se duplican.

Ver tus citas en tu calendario

Tu enlace de calendario es una dirección secreta a la que te suscribes desde el Calendario de Apple o desde Google Calendar para ver allí tus citas de Drop, junto al resto de tu vida. Lo tienes en todos los planes, en Ajustes → Enlace de calendario de la app y en la sección Calendario de tu cuenta en drop.ink. Es de solo lectura: lo que cambies en ese calendario no cambia nada en Drop.

• En el iPhone: en Ajustes → Enlace de calendario, toca Añadir al Calendario y luego Suscribirse.
• En el Mac: en Calendario, elige Archivo → Nueva suscripción a calendario y pega el enlace (o, desde tu cuenta en drop.ink, haz clic en Abrir en mi calendario).
• En Google Calendar: copia el enlace y, en el ordenador, abre calendar.google.com, haz clic en + junto a Otros calendarios, elige Desde URL y pégalo. Google no lo permite desde su app del móvil.

Cada cita aparece con el proyecto y el nombre del cliente, en su ubicación. Las reservas confirmadas y las sesiones que ya pasaron se ven como citas; los huecos apartados que esperan tu respuesta, como provisionales, con «Por confirmar» delante, para que veas si chocan con algo antes de confirmarlos. Si mueves una cita, se mueve en tu calendario; si se cancela, desaparece.

Cuándo se actualiza lo decide tu calendario, no Drop: el de Apple, en minutos u horas según su ajuste; Google, cada 8 a 24 horas, sin forma de forzarlo. Si acabas de confirmar o mover una cita, la app siempre la tiene al día.

Quien tenga tu enlace ve tus citas. Si lo has compartido sin querer, toca Renovar enlace: el anterior deja de funcionar al momento y tendrás que suscribirte otra vez con el nuevo.

Preguntas frecuentes

¿En qué zona horaria ve las horas el cliente?
En la de la ubicación donde será la cita, y se lo indicamos.